Солар Системс

Задача и результат работ

Клиент и задача

ООО «Солар Системс» – одна из наиболее высокотехнологичных компаний российской электроэнергетики, обеспечивающая работу мировых технологий на благо российской экономики.

Для работы с входящими, исходящими и внутренними документами в компании использовалась система «Тезис», где отсутствовало автоматическое заполнение типовых форм исходящих документов. Нумерация документов заказчиков осуществлялась самостоятельно в реестре входящих и исходящих документов Microsoft Excel.

Результаты работы

В качестве системы электронного документооборота, решающей перечисленные выше проблемы, была выбрана типовая конфигурация 1С: Документооборот 8. В рамках проекта была проведена автоматизация работы с документами и бизнес-процессами компании в разрезе 16 юридических лиц. Заказчик полностью перешел на работу с 1С: Документооборот 8.

Подробное описание кейса

Ограничения, с которыми столкнулся заказчик, при работе с Тезис:

отсутствие гибкой настройки нумерации документов с использованием индексов по организациям, видам документов;
в части бизнес-процессов в системе использовались только задачи согласования и утверждения документов;
у руководителей подразделений отсутствовала возможность просмотра и контроля задач сотрудников в рамках своего подразделения;
отсутствие гибкой системы настройки прав доступа в разрезе видов документов и бизнес-процессов;
отсутствие условий маршрутизации бизнес-процессов, позволяющих создавать универсальные шаблоны бизнес-процессов и в автоматическом режиме стартовать задачи исполнителям в зависимости от условий;
дублирование шаблонов бизнес-процессов для разных подразделений и сложность корректировки шаблонов бизнес-процессов;
разрыв закупочной процедуры по нескольким бизнес-процессам;
отсутствие возможности установки обязательности связей между документами.

Что мы сделали?

Упростили работу с договорами и дополнительными соглашениями, входящей и исходящей корреспонденцией, бизнес-процессами путем настройки шаблонов документов;
определили состав необходимых для работы реквизитов, настроили автозаполнения типовых форм исходящих документов, условия маршрутизации в бизнес-процессах;
Написали инструкции в рамках настроенного функционала и обучили ключевых пользователей работе с системой.
Обучение ключевых пользователей работе с новой системой, разработка инструкции в рамках настроенного функционала.
Настроили связи между документами в системе:
Это позволило создавать документы на основании друг друга, автоматически связывая их карточки. Связанные документы отображаются в карточке документа на вкладке «Связи». Входящие и исходящие документы по умолчанию можно связывать между собой.
Настроили формирование автоматических отчетов. Например, для наглядности всех связанных документов, пользователь может использовать отчет «Структура связей» в карточке документа или отчет «Сопроводительные документы по договору» в разделе «Документы и файлы».