Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом 8

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (1С:ЗУП) — это современная система для автоматизации расчета заработной платы и управления кадровыми процессами. Внедрение 1С:ЗУП позволяет компаниям оптимизировать кадровый учет, повысить точность и своевременность расчетов, а также соответствовать требованиям законодательства. Особенно важным этапом становится внедрение 1С:ЗУП при переходе с других систем, таких как Парус, Navision HR, SAP HCM, Инфин, и других.

В этой статье рассмотрим ключевые этапы внедрения 1С:ЗУП, включая процесс перехода из других систем, возможные проблемы и пути их решения, а также расскажем как правильно подготовиться к этому процессу.

Внедрение 1С:ЗУП приносит бизнесу множество преимуществ:

Автоматизация кадрового учета. 1С:ЗУП позволяет автоматизировать все основные кадровые процессы, такие как прием, увольнение, перемещение сотрудников, учет рабочего времени, отпусков многие другие.

Точность и своевременность расчета зарплаты и других начислений. Система предоставляет мощные инструменты для расчета заработной платы, премий, бонусов, отпускных, больничных, командировок и других выплат.

Соответствие законодательству. 1С:ЗУП регулярно обновляется с учетом изменений в части трудового и налогового законодательства.

Упрощение процессов формирования и сдачи отчетности. Система автоматически формирует все необходимые отчеты для налоговых органов, ПФР, ФСС и других государственных организаций. Также в программе реализован функционал для их отправки в контролирующие органы.

Гибкость и масштабируемость. 1С:ЗУП подходит для компаний любого масштаба и может быть адаптирована под специфические требования предприятия.

Этапы внедрения

1. Этапы внедрения 1С:ЗУП

Внедрение 1С:ЗУП проходит в несколько этапов, каждый из которых требует внимания и проработки.

1.1. Анализ текущих процессов

Первым шагом внедрения 1С:ЗУП является анализ текущих процессов в области кадрового учета и расчета заработной платы. Этот этап включает:

• Определение принципов кадрового учета и учета расчетов с сотрудниками.

• Анализ бизнес-процессов: от найма и учета рабочего времени до увольнений.

• Обозначение узких мест и проблем в существующих процессах.

Цель анализа — понять, какие задачи должна решать новая система и какие требования нужно учесть при внедрении.

1.2. Подготовка к переходу из других систем

Если компания уже использует другую систему, важно провести анализ данных и разработать план их переноса. Основные моменты при переходе:

• Сопоставление данных. Справочники сотрудников, начисления, графики работы, отпускные данные и другие сведения из старой системы должны быть детально сопоставлены с элементами 1С:ЗУП.

• Очистка данных. Перед переносом важно провести ревизию данных, удалив избыточную или устаревшую информацию, чтобы новая система не была перегружена ненужными сведениями.

• Планирование переноса. Определите, какие данные нужно перенести (например, назначенные начисления и удержания, историю кадрового учета, остатки отпусков или сальдо расчетов) и как это будет происходить. В некоторых случаях будет необходимо разработать специальные инструменты или механизмы для переноса данных.

1.3. Настройка параметров учета:

• Выполнение начальной настройки программы с использованием Помощника начальной настройки программы, расположенного на Начальной странице. 

• Настройка правил расчета зарплаты. Определение методов расчета начислений. В 1С:ЗУП имеется множество предустановленных типовых видов расчета, однако может потребоваться дополнительная ручная настройка индивидуальных видов расчета для конкретной организации.

• Настройка графиков работы. Создание и настройка графиков рабочих смен, выходных, праздников и отпусков.

• Указание способов отражения начислений и удержаний в учете.
  

Перед полноценным запуском системы необходимо провести тестирование:

Тестирование расчета заработной платы. Рассчитайте зарплату для нескольких сотрудников и сравните результаты с данными из старой системы. Это позволит убедиться в правильности расчетов и выявить возможные ошибки.

Проверка отчетности. Проверьте корректность формирования налоговой отчетности, а также корректность заполнения других отчетов, в том числе внутренних.

Тестирование кадрового учета. Проверить корректность работы системы при создании приказов на прием, увольнение, перемещение, отпуск и других документов. Проверить правильность данных можно с помощью стандартных отчетов. Например, унифицированная карточка Т-2 и штатная расстановка дают нам понимание о правильности перенесенных данных в этом блоке. Если не сходится численность, количество ставок или ФОТ - проверьте исходные данные и алгоритмы их переноса.

1.5. Обучение персонала

После настройки системы и проведения тестирования важно обучить сотрудников, которые будут работать с 1С:ЗУП. Это могут быть:

• Кадровые специалисты. Обучение работе с приказами, личными делами сотрудников, отпускными и больничными листами и многое др.

• Бухгалтеры и расчетчики. Обучение работе с расчетом заработной платы, налогов и взносов, а также формированием отчетности и многое др.

• Руководители и менеджеры. Обучение использованию аналитических отчетов для мониторинга учетной ситуации в компании.

Если компания уже использует устаревшие версии 1С для расчета зарплаты и кадрового учета, процесс перехода может быть относительно проще. Важно:

Оценить объем доработок. В старых версиях могли быть внедрены специфические доработки, которые нужно будет адаптировать для новой системы.

Перенести данные через стандартные механизмы. 1С предоставляет средства для автоматического переноса данных из предыдущих версий в новую конфигурацию.

3. Проблемы и сложности внедрения 1С:ЗУП

Как и любое внедрение новой системы, внедрение 1С:ЗУП может некоторые трудности. Вот несколько типичных сложностей и способы их решения:

3.1. Неполные или некорректные данные

При переносе информации из старых систем могут возникнуть проблемы с некорректными или неполными данными (например, устаревшие сведения о сотрудниках, отсутствующие данные по начислениям). Решение — проведение тщательного аудита перед переносом и подготовка данных – удаление неактуальной информации и корректировка сальдо расчетов.

3.2. Недостаток подготовки пользователей

Недостаточная подготовка сотрудников может стать причиной ошибок в расчетах или других сложных ситуаций. Решение — организовать качественное обучение и обеспечить доступ к методическим материалам.

3.3. Проблемы с интеграцией

Интеграция 1С:ЗУП с другими системами (например, бухгалтерией, управленческими системами) может оказаться сложной. Решение — привлечение специалистов для настройки обмена данными и использования стандартных механизмов интеграции 1С.

Заключение

Внедрение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» — это рациональное и эффективное решение для автоматизации кадрового учета, расчета заработной платы и управления персоналом. Система не только автоматизирует работу с сотрудниками, но и значительно упрощает взаимодействие с контролирующими организациями, обеспечивает корректность расчетов и снижает операционные риски.

Неважно, работаете ли вы в малом бизнесе или крупной корпорации, автоматизация кадрового учета и расчета зарплаты — это не роскошь, а необходимость. С нами вы сможете без стресса и лишних затрат перейти на передовую систему, которая сделает вашу работу проще, быстрее и точнее.

Если вам требуется внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» вы можете обратиться к специалистам RG-Soft по телефону +7(495)989-22-16 или отправить запрос на почту sales@rg-spc.ru.