ООО «Сеть партнерств»

Клиент: ООО «Сеть партнерств» разрабатывает продуктовые, технологические и маркетинговые решения для объединения независимых партнеров на основе аналитики лучших мировых практик и больших данных. Флагманский продукт ООО «Сеть партнерств» - партнерская подписка «Огонь», первый российский мультибрендовый сервис подписки, объединяющий специальные предложения крупных игроков рынка, не связанных единой экосистемой. Главное отличие проекта от существующих сервисов подписок — принцип децентрализованного равноправного партнерства. В настоящее время в единую подписку «Огонь» входят дополнительные привилегии от группы Ренессанс Страхование, Газпромбанка, Ленты, Ситилинка, Инвитро, АЗС Газпромнефть, Рив Гош, СОГАЗ, подписки VK Combo и др.

Описание проблемы: Создание, согласование и хранение документов происходило в Microsoft Teams согласно внутренним процедурам Компании.

Основные сложности при обработке документов:

• длительность согласования;
• сложность поиска истории согласования;
• отсутствие возможности формирования отчетов;
• отсутствие разграничения прав доступа к файлу, в связи с чем нет гарантии, что на подписание передается последняя версия документа со всеми правками.
• отсутствие возможности гибкого быстрого поиска документов.

Компании требовалась продуманная система электронного документооборота для автоматизации всех бизнес-процессов, связанных с документацией, которая бы сократила время согласования документов и позволила отслеживать историю согласования на всех этапах работы с ними.

Какой итог внедрения?

Внедренная в компании система 1С:Документооборот превысила эффективность и скорость работы с:

• договорными документами;
• тендерными документами;
• организационно-распорядительными, входящими и исходящими документами;
• и всем делопроизводством в целом.

Особое внимание мы уделили блокам работы с договорами и тендерными документами, поскольку того требовала специфика бизнес-процессов компании.

За счет реализации нового функционала были решены проблемы, которые стояли у заказчика: было организовано централизованное хранение всех документов, соответственно решена проблема с отслеживанием сроков выполнения и контроля исполнения сотрудниками их задач. Помимо основного процесса согласования пользователями, в системе 1С была настроена возможность общаться в чате по каждому текущему договорному документу, что также повлияло на скорость обработки документов.

Была разработана система классификации договорных документов по их тематике, соответственно договорные документы по основной деятельности предполагали сложный маршрут согласования с учетом большого количества сопутствующих документов, начиная от коммерческого предложения, заканчивая актом о предоставлении услуг и закрывающих документов.

Система настроена таким образом, что все документы связаны между собой , что позволяет легко проводить мониторинг различных этапов сделок и соответсnвенно упрощает работу сотрудников, а руководители могут просматривать текущие дела и согласования и составлять отчет на основе полученных данных.