ООО «Мелитэк»

Ситуация

Весь учет велся в одной единственной устаревшей базе данных Бухгалтерия 2.0. Система была предназначена для сдачи бухгалтерской отчетности в контролирующие органы. Управленческие данные там не формировались. Соответственно - проблема формирования управленческой отчетности оставалась открытой.

До обращения в RG-Soft  ООО «Мелитэк» пытались внедрить программное решение Управление торговлей (УТ). Как и в большинстве случаев неудачных внедрений отсутствовал комплексный подход к постановке учета. В проекте не было методолога, который должен был вникнуть в бизнес-процессы компании. Поэтому Заказчик и разработчик не смогли найти общий язык и успешного внедрения конфигурации так и не состоялось.  

Проблемы

1. Отсутствие понимания текущего состояния заказов клиентов. На каком этапе находится заказ, где находится товар, полностью ли клиент обеспечен товарами. Все эти данные были разрозненными. Это тормозило работу подразделений и ухудшало клиентский сервис.

2. Невозможность отслеживания потоков денежных средств. Вся учетность велась в отдельных файлах в Microsoft Excel на ручном уровне. Финансовому директору  важно предупреждать кассовые разрывы и иметь четкое понимание, когда ожидаются поступления от клиентов, когда предполагаются расходы и оплата поставщикам.

3. Все управленческие отчеты также сводились в Microsoft Excel.

4. Полностью отсутствовало бюджетирование  и долгосрочное планирование по доходам-расходам, продажам и движению денежных средств.

5. Отсутствовала единая точка входа и коммуникации между пользователями:

• Отдел логистики имел свою таблицу по поставщикам  в Microsoft  Excel
• У менеджеров по продажам существовали разные форматы коммерческих предложений, каждый вел собственную таблицу по клиентам
• Бухгалтерия вела учет в БП 2.0
• Юристы вели реестр договоров в Microsoft  Excel
• Кладовщик работал в системе Microsoft Access, остатки у кладовщика и остатки у бухгалтерии никогда не совпадали.
• Вся коммуникация, начиная с переписки с клиентом и заканчивая отгрузкой товара, происходила в почтовом клиенте Outlook. Быстрый и систематизированный поиск нужной информации был невозможен.

Решение: Оптимальной конфигурацией для решения поставленных задач стала Комплексная автоматизация (КА). Параллельно было решено внедрить систему Документооборот, поскольку компания использует несколько десятков видов документов, в том числе договоры и сертификации. Этапы работы с ними прямым образом влияют на все бизнес-процессы компании.

Что мы сделали?

• Автоматизировали процесс подписания договоров с клиентами и поставщиками. Все  изменение и доработки теперь проводятся в единой системе. Параллельно внедрили Документооборот (ДО). Ранее секретарю приходилось вручную перемещать документацию между отделами, поскольку процесс согласования договоров происходит на нескольких уровнях.  Это  отнимало большое количество времени, поскольку в  бизнес-процессах компании участвует несколько десятков видов документов. Также невозможно было отслеживать этапы согласования документа. Система позволила настроить процессы согласования на уровне одной базы, исключив бумажную волокиту:  задавать сроки согласования в отделах и писать комментарии к документу в единой рабочей среде.
• В КА доработали функционал по загрузке прайс-листов  поставщиков в различной структуре и по различным шаблонам поставщиков.
• Автоматизировали загрузку файла от таможенного брокера
• Реализовали сквозной двойной учет товаров по всей программе:  одновременно можно отслеживать движение товара как в разрезе оборудования, так и в разрезе всех расходников (деталей), из которых оно состоит.
• Реализовали целый ряд управленческой отчетности: по денежным средствам, доходам и расходам.
• Реализовали отдельный отчет по отслеживанию выполнения обязательств по договорам - удобный инструмент для юристов, который позволяет заранее определить все риски по невыполнению условий договора.
• Разработали расширенный функционал платежного календаря на базе типового
• Перевели бухгалтерский учет в базу КА. Это позволило убрать рассинхронизацию данных между оперативным учетом и бухгалтерским, стало возможным гораздо быстрее оформлять отгрузки клиентам и отслеживать статусы заказов.
• Появилась возможность отслеживать все задачи пользователей и присылать им напоминания.
• Доработали документ коммерческого предложения под требования заказчика. Печатная форма формируется на двух языках:  русском и английский в формате Word. Документ формируется как конструктор. Пользователь может настраивать блоки, которые необходимо вывести в файл Word.
• Разработали отдельный модуль для учета работы сервиса гарантийного обслуживания. Модуль фиксирует в документе все выезды сотрудников.
• Разработали модуль для расчета премий сотрудникам сервиса, исходя из совершенных выездов. Модуль также формирует отчетность, которая анализирует деятельность сервиса за определенный период.