ООО «Мелитэк»

Задача и результат работ

Клиент и задача

Компания: ООО «Мелитэк» — крупный поставщик исследовательского оборудования и сервисных услуг. В своей сфере является монополистом. Основным направлением деятельности является комплексное решение задач производственных и исследовательских организаций в области материаловедения, химического и фазового анализа, а так же физико-механических испытаний.

Результаты работы

Идет внедрение бюджетирования: 3 мастер-бюджета (на этапе моделирования):

БДР (бюджет доходы-расходы)
БДДС (бюджет движения денежных средств)
Баланс

Начинаем согласование тендерного процесса, настраиваем интеграцию с тендерной площадкой. Система документооборота будет получать данные о статусах и ходе процесса тендера.

Подробное описание кейса

Ситуация

Весь учет велся в одной единственной устаревшей базе данных Бухгалтерия 2.0. Система была предназначена для сдачи бухгалтерской отчетности в контролирующие органы. Управленческие данные там не формировались. Соответственно - проблема формирования управленческой отчетности оставалась открытой.

До обращения в RG-Soft ООО «Мелитэк» пытались внедрить программное решение Управление торговлей (УТ). Как и в большинстве случаев неудачных внедрений отсутствовал комплексный подход к постановке учета. В проекте не было методолога, который должен был вникнуть в бизнес-процессы компании. Поэтому Заказчик и разработчик не смогли найти общий язык и успешного внедрения конфигурации так и не состоялось.

Проблемы

1. Отсутствие понимания текущего состояния заказов клиентов. На каком этапе находится заказ, где находится товар, полностью ли клиент обеспечен товарами. Все эти данные были разрозненными. Это тормозило работу подразделений и ухудшало клиентский сервис.

2. Невозможность отслеживания потоков денежных средств. Вся учетность велась в отдельных файлах в Microsoft Excel на ручном уровне. Финансовому директору важно предупреждать кассовые разрывы и иметь четкое понимание, когда ожидаются поступления от клиентов, когда предполагаются расходы и оплата поставщикам.

3. Все управленческие отчеты также сводились в Microsoft Excel.

4. Полностью отсутствовало бюджетирование и долгосрочное планирование по доходам-расходам, продажам и движению денежных средств.

5. Отсутствовала единая точка входа и коммуникации между пользователями:

Отдел логистики имел свою таблицу по поставщикам в Microsoft Excel
У менеджеров по продажам существовали разные форматы коммерческих предложений, каждый вел собственную таблицу по клиентам
Бухгалтерия вела учет в БП 2.0
Юристы вели реестр договоров в Microsoft Excel
Кладовщик работал в системе Microsoft Access, остатки у кладовщика и остатки у бухгалтерии никогда не совпадали.
Вся коммуникация, начиная с переписки с клиентом и заканчивая отгрузкой товара, происходила в почтовом клиенте Outlook. Быстрый и систематизированный поиск нужной информации был невозможен.

Решение: Оптимальной конфигурацией для решения поставленных задач стала Комплексная автоматизация (КА). Параллельно было решено внедрить систему Документооборот, поскольку компания использует несколько десятков видов документов, в том числе договоры и сертификации. Этапы работы с ними прямым образом влияют на все бизнес-процессы компании.

Что мы сделали?

Автоматизировали процесс подписания договоров с клиентами и поставщиками. Все изменение и доработки теперь проводятся в единой системе. Параллельно внедрили Документооборот (ДО). Ранее секретарю приходилось вручную перемещать документацию между отделами, поскольку процесс согласования договоров происходит на нескольких уровнях. Это отнимало большое количество времени, поскольку в бизнес-процессах компании участвует несколько десятков видов документов. Также невозможно было отслеживать этапы согласования документа. Система позволила настроить процессы согласования на уровне одной базы, исключив бумажную волокиту: задавать сроки согласования в отделах и писать комментарии к документу в единой рабочей среде.
В КА доработали функционал по загрузке прайс-листов поставщиков в различной структуре и по различным шаблонам поставщиков.
Автоматизировали загрузку файла от таможенного брокера
Реализовали сквозной двойной учет товаров по всей программе: одновременно можно отслеживать движение товара как в разрезе оборудования, так и в разрезе всех расходников (деталей), из которых оно состоит.
Реализовали целый ряд управленческой отчетности: по денежным средствам, доходам и расходам.
Реализовали отдельный отчет по отслеживанию выполнения обязательств по договорам - удобный инструмент для юристов, который позволяет заранее определить все риски по невыполнению условий договора.
Разработали расширенный функционал платежного календаря на базе типового
Перевели бухгалтерский учет в базу КА. Это позволило убрать рассинхронизацию данных между оперативным учетом и бухгалтерским, стало возможным гораздо быстрее оформлять отгрузки клиентам и отслеживать статусы заказов.
Появилась возможность отслеживать все задачи пользователей и присылать им напоминания.
Доработали документ коммерческого предложения под требования заказчика. Печатная форма формируется на двух языках: русском и английский в формате Word. Документ формируется как конструктор. Пользователь может настраивать блоки, которые необходимо вывести в файл Word.
Разработали отдельный модуль для учета работы сервиса гарантийного обслуживания. Модуль фиксирует в документе все выезды сотрудников.
Разработали модуль для расчета премий сотрудникам сервиса, исходя из совершенных выездов. Модуль также формирует отчетность, которая анализирует деятельность сервиса за определенный период.