rg-soft
Позвоните прямо сейчас! +7(495)989-22-16

Статьи и публикации

Как увеличить прибыль от своего бизнеса за счет автоматизации

Нужна ли автоматизация владельцу небольшой компании?

Очень часто при выборе системы  автоматизации заказчик/клиент задает вопрос: «Зачем мне нужна программа, за счет чего  окупится данный проект и что он мне даст?». Особенно этот вопрос актуален для небольших предприятий, где каждая копейка на счету. 

Нормальное назначение любой программы – сделать так, чтобы уже существующие задачи решались быстрее и дешевле. Ведь какие типичные вопросы возникают перед руководителем/владельцем небольшой фирмы каждый день? Вот: 
«Сколько денег в кассе? Хватит ли на налоги и аренду?», «Что делать с дебиторкой?», «Какая скидка по этому клиенту, кто помнит?», «За что премировать, как посчитать зарплату?», «Товара на 2 недели хватит?», «А сколько нам должны?», «ПОЧЕМУ УШЕЛ КЛИЕНТ?». 

Т.е. руководитель каждый день решает задачи управления своим бизнесом. А значит, система  автоматизации предприятия должна автоматизировать УПРАВЛЕНИЕ, что и делает программа «1С:Управление небольшой фирмой 8». 

Этот новый программный продукт, разработанный фирмой 1С, сейчас является наиболее доступной системой автоматизации по соотношению цена–качество-время внедрения для небольших фирм и компаний. 

Программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» (в дальнейшем – «1С:УНФ»), содержит функционал, позволяющий построить управленческий учет в компании – ту самую систему сбора и анализа всевозможных данных о деятельности предприятия, необходимую для принятия стратегических и оперативных управленческих решений. 

Приведенные ниже примеры,  показывающие, как автоматизация позволила предпринимателям увеличить прибыль от своего бизнеса, подтверждают наш тезис о том, что автоматизация владельцу небольшой компании очень нужна! 

Статья 1. Единое информационное пространство

Проблема

У Андрея Валерьевича, владельца дилерской фирмы по установке и монтажу окон, имеется несколько точек обслуживания клиентов, он их называет выставками, на которых работают консультанты. До внедрения «1С:УНФ» их работа была организована следующим образом. 

Консультанты вели информацию по заказам клиентов в собственных таблицах, пересылая ее по электронной почте владельцу, который каждый день переносил какую-то ее часть в таблицу Excel, а остальное хранил в виде архива электронных писем в почтовом ящике своего Outlook. 

Проблемы, которые при этом возникли у Андрея Валерьевича: 

  • Не все контакты с потенциальными клиентами регистрировались, и как следствие  отсутствовала история взаимодействия с клиентами до выезда замерщика. Терялись потенциальные клиенты.
  • Довольно часто выезд замерщика (с которым консультант также общался по электронной почте) планировался разными консультантами на одно и то же время. Приходилось переносить выезд замерщика к клиенту, на что клиент часто не соглашался, а это означало потерю клиента.
  • При увольнении консультанта (особенно конфликтном) какая-то часть информации из их баз исчезала, а это означало потерю клиентов.
  • При сговоре консультанта и замерщика имелась возможность выставлять клиенту счет на большую сумму, а владельцу представлять на реальную. Воровство сотрудников!
  • Всю информацию по платежам и расчетам с клиентами Андрей Валерьевич вел и оформлял сам, что отнимало очень много времени.
  • Ежедневный сбор информации от сотрудников,  ее обработка, сведение данных воедино и их анализ занимали все больше времени Андрея Валерьевича, отвлекая от более важных проблем.

Методология решения описанных проблем

Все эти проблемы (а они типичны для малых компаний) объясняются просто – отсутствием единого информационного пространства. Идея единого информационного пространства в том, чтобы вся информация о бизнесе хранилась в одном месте и была доступна каждому, кто с ней должен работать. И в первую очередь – владельцу. 

Решением для Андрея Валерьевича стало внедрение на фирме программы «1С:УНФ». 

Как помогла программа

После установки программы достаточно быстро все менеджерские базы данных были занесены в программу. В результате все данные регистрируются и хранятся в единой информационной базе. Программа помнит все – каждого покупателя, цены, скидки, заказы, обязательства, договоры. Естественно, полный доступ к этой информации имеет и Андрей Валерьевич. Причем из любой точки земного шара, даже находясь за границей на отдыхе, т.к. доступ к ней обеспечивается через Интернет. 

В то же время неизмеримо возросла защищенность клиентской базы. Несанкционированное скачивание данных стало практически невозможным. Права доступа к соответствующей информации теперь распределяет сам Андрей Валерьевич. Базу нельзя стереть и нельзя ее лишиться из-за внезапных сбоев компьютера – каждый день создается архив на съемном диске. 

Освободившись от обработки электронных писем от сотрудников и оформления финансовых документов, онсэкономил не менее 2 часов в день

Перестали теряться первичные контакты с клиентами – возросло число реализованных заказов. 

Упорядочена работа замерщиков (консультант при разговоре с клиентом видит график работы замерщиков и может выбирать подходящее время). 

Консультанты стали больше дорожить своим местом – перестали быть незаменимыми. Их работа стала более прозрачна. В результате количество контактов с клиентами на каждого консультанта выросло примерно на 10%. Себестоимость обработки заказа консультантом снизилась, а сроки выполнения заказа сократились на 1-2 дня. 

Резюме

Небольшие предприятия зачастую не вкладывают деньги в построение единого информационного пространства компании, считая что затраты на подобный проект не окупятся. Однако проект автоматизации на основе программы «1С:УНФ» можно не только окупить, но и получать от него прибыль. 

Статья 2. Снижение дебиторской задолженности

Проблема

Бизнес Андрея Владимировича (владельца дилерской фирмы по установке и монтажу окон) был в целом рентабельным, но с оборотными денежными средствами всегда было напряженное положение. Проблема понятна – большая дебиторская задолженность. Но снизить ее не удавалось, т.к. тяжело было оперативно собрать и проанализировать всю информацию о платежах, долгах, договоренностях об оплатах, которая хранилась в основном у консультантов, а затем еще и воздействовать через них на клиентов. 

Методология решения этой проблемы

Ясно как бороться с «дебиторкой» – надо держать под жестким контролем расчеты с клиентами, сокращать сроки выполнения заказов, а значит и плановые сроки оплаты, а также прекращать отгрузки задолжавшим постоянным клиентам (с которыми работа ведется не по полной предоплате), либо внести должников в «черный список». 
Решением для Андрея Валерьевича стало внедрение на фирме программы «1С:УНФ». 

Как помогла программа


После внедрения программы Андрей Валерьевич в любой момент может увидеть: 
  • дебиторскую задолженность по контрагентам и по срокам;
  • остатки товаров, услуг  к отгрузке. 

Программа отслеживает состояние взаиморасчетов с клиентами. Это позволяет Андрею Валерьевичу активно работать с долгами покупателей, имея каждый день сведения о реальном состоянии дебиторской задолженности, и принимая соответствующие меры по ее ликвидации. Ведь долг покупателя - это незаработанные деньги, а значит и уменьшение прибыли. 

Злостных должников (по результатам анализа «дебиторки») или недобросовестных покупателей Андрей Валерьевич вносит в «черный список», и, при попытке контактов или заключения сделок с такими клиентами, программа сразу же предупреждает о том, что клиент в «черном списке». Это позволяет избежать сделок с недобросовестными клиентами, уменьшая потери компании. 

Как результат, дебиторская задолженность (зафиксированная при вводе начальных остатков в программу) за 3 месяца после начала активной работы с программой сократилась на 20%. 

Резюме

От проекта автоматизации на основе программы «1С:УНФ» можно получать прибыль не только за счет построения единого информационного пространства компании, но и за счет снижения дебиторской задолженности, благодаря использованию программы. 


Статья 3. Почему Генеральный директор торгово-производственной фирмы выбрал программу «1С:Управление небольшой фирмой 8»?


Медицинская торгово-производственная фирма «Доступный слух» – типичный представитель малого/среднего бизнеса и работает следующим образом: 
  • Менеджеры по закупкам во главе с коммерческим директором заказывают товары (слуховые аппараты (СА), аксессуары, батарейки), материалы, комплектующие как у зарубежного поставщика (расчеты в валюте), так и у российских представителей и поставщиков (расчеты за рубли).
  • Менеджеры по продажам работают с юридическими лицами (филиалами), которые заказывают и покупают как товары, так и продукцию отопластики (так называется изготовление индивидуальных ушных вкладышей (ИУВ) и корпусов внутриушных СА). Это оптовые продажи.
  • С розницей работают кассиры-продавцы. Клиент (физическое лицо) приходит в офис на прием к врачу, который проводит диагностику и подбирает клиенту СА, а при необходимости направляет в лабораторию отопластики для изготовления ИУВ или корпуса внутриушного СА. Кассир-продавец принимает оплату (или аванс), выдает часть приобретенного (или все). Кассир получает товар на складе. Ведется учет СА по серийным номерам.
  • Лаборатория отопластики в указанные сроки изготавливает ИУВ, как для физических лиц, так и по заказам филиалов.
  • Ремонт, как гарантийный, так и платный (в основном), осуществляется в сервисном центре. 

Замечание: Вместо СА и ИУВ можно представить другие товары и продукцию – принципиально ничего не изменится. 

Генеральный директор (одновременно владелец) хочет, чтобы его бизнес был прозрачным и управляемым. Он решает, что необходима программа, облегчающая ему управление фирмой, и формулирует основные требования к такой программе. 

Она должна управлять основными бизнес-процессами фирмы, а именно: 
1. Закупками (СА, аксессуаров, оборудования и материалов). 
2. Продажами (СА, аксессуаров, отопластики и медицинских услуг). 
3. Производством (отопластика, сборка СА). 
4. Ремонтом СА. 
5. Управлением и расчетами с персоналом. 
6. Ведением финансовой деятельности (управленческий и бухгалтерский учет). 

При этом программа также должна: 
  • заменить десятки разрозненных таблиц, документов и отчетов в Excel и Word на компьютерах сотрудников – все данные должны вводиться и храниться в единой информационной базе и быть взаимоувязаны между собой;
  • оперативно обобщать и представлять информацию для принятия решений по всем видам деятельности фирмы (финансам, производству, логистике, персоналу);
  • помогать держать все под контролем – отслеживать графики изготовления, отгрузок и поставок, работ сотрудников;
  • обеспечить возможности планирования деятельности – продаж, загрузки ресурсов (в том числе персонала), финансового планирования, бюджетирования;
  • быть быстро и без больших затрат запущена в эксплуатацию, а при расширении бизнеса, также быстро и без особых затрат расширена на нужное кол-во пользователей;
  • обеспечивать легкость освоения и интуитивно понятный интерфейс. 

Кроме того, директор хочет, чтобы для работы в программе ему не требовались глубокие знания бухгалтерского и налогового учета, а также, чтобы он мог получать информацию из системы, независимо от места, где он находится – через Интернет. 

Мы видим классический цикл управления предприятием. Для его реализации, по мнению руководства фирмы, по критерию «цена-качество» наилучшим образом подходит программа «1С:Управление небольшой фирмой 8». 

Вот аргументы, которыми руководствовался Генеральный директор фирмы: 
1. «1С:Управление небольшой фирмой 8» полностью удовлетворяет всем вышеперечисленным требованиям. 

2. Стоимость самой программы (14 500 руб.) и лицензии ( 34 500 руб. за 10 рабочих мест) в  30 - 60 раз меньше, чем у аналогичных программ зарубежных фирм. Так, компания «Softline Solutions» предлагает программу «SAP Business All-in-One»  с внедрением под ключ за 7 500 000 рублей, а  компания «Норбит» оценивает минимальную стоимость внедрения Microsoft Dynamics AX (Axapta) на 10 рабочих мест в 200 000 Евро. 

3. Внедрение программы  можно провести своими силами, с минимальным привлечением консультантов, предварительно обучив ключевых сотрудников на курсах. Таким образом, внедрение обойдется также раз в 40 дешевле, чем для аналогичных программ зарубежных фирм. 

4. Программа выгружает данные в программу ведения регламентированного бухгалтерского и налогового учета «1С:Бухгалтерия 8», в которой формируется регламентированная отчетность. 

5. Очень важна легкость освоения и интуитивно понятный интерфейс программы. 
Еще одним плюсом стало то, что при внедрении программы на фирме не потребовалось никакого вмешательства в конфигурацию,  ни единой программной доработки с привлечением программистов. 

Как сотрудники фирмы работают в программе, можно посмотреть у нас на сайте в материале «Реальный пример использования программы «1С:Управление небольшой фирмой 8». 


Статья 4. Платежный календарь

Проблема

У Андрея Валерьевича (владельца дилерской фирмы по установке и монтажу окон), как и у любого владельца небольшой собственной фирмы, всегда на одном из первых мест стоит проблема получения и распределения оборотных денежных средств. До приобретения и внедрения программы «1С:УНФ 8» приходилось, иногда несколько раз в день, вручную корректировать таблицу, которую он называл «Мой платежный календарь». Туда заносились по опросам менеджеров планируемые суммы и даты оплаты по заказам как покупателей, так и поставщиков, фактические приходы/расходы денег по выпискам банка и приходным/расходным ордерам. Достоверность планируемых менеджерами сроков оставляла желать лучшего.  Ясно, что в таких условиях осуществлять контроль за сроками платежей было очень сложно. Была только видимость контроля. Постоянно возникал вопрос «Откуда взять деньги?». Часто оплата поставщикам осуществлялась не в срок, что не способствовало улучшению отношений с ними. 

Методология решения

Ясно как бороться с проблемой – нужно оптимизировать управление движением денежных средств. Это возможно на основе ведения реального платежного календаря, в котором в реальном времени отображаются как просроченные и запланированные, так и фактические платежи, ведущиеся в единой базе данных. 

Как помогла программа

После внедрения программы «1С:УНФ 8» вся необходимая для оперативного управления движением денежных средств информация представлена в отчете «Платежный календарь». Отчет формируется одним нажатием кнопки. 

Здесь Андрей Валерьевич видит все платежи, запланированные в заказах покупателей и поставщикам. Как только они попадают в раздел просроченных, сразу же происходит разбор ситуации с менеджером, ведущим заказ и при необходимости, сроки корректируются. 

На каждый месяц он заносит суммы и сроки планируемых косвенных платежей (аренда, коммунальные услуги, выплата зарплаты, выплаты налогов, платежи в государственные и иные фонды и т.п.). 

В результате, в отчете он видит как просроченные и запланированные платежи, так и фактическую оплату. При этом период и просроченных и запланированных  платежей может варьироваться в широких пределах (от года до дня). 

Четко видно, когда потребуется взять кредит, сколько и на какой период, что позволяет его оптимизировать. 

Видны свободные деньги – можно сразу же пустить в оборот – увеличивается оборачиваемость денежных средств. 

Меньше надо влезать в кредиты из-за неожиданных кассовых разрывов (а ведь за каждый кредит нужно платить проценты, что уменьшает прибыль). 

Резюме

От проекта автоматизации на основе программы «1С:УНФ» можно получать прибыль также и за счет оптимизации управления движением денежных средств, благодаря использованию платежного календаря. 


Статья 5. Снижение непроизводительных затрат

Проблема

Одним из способов увеличения прибыли от своего бизнеса является снижение непроизводительных затрат. И у Андрея Валерьевича (владельца дилерской фирмы по установке и монтажу окон) часто возникают вопросы «Куда уходят деньги и материалы?», «Насколько выгодны те или иные работы?»,  «Какова их себестоимость? Насколько обоснованы затраты?».  Однако, до сколь-нибудь глубокого анализа себестоимости и затрат руки не доходили, да и знаний для этого не хватало. А грубые оценки «на глазок» особого результата не приносили. 

Методология решения

Нужно оптимизировать управление затратами на основе постоянного анализа себестоимости, а также бюджета прибылей и убытков. Чтобы бороться с непроизводительными затратами, надо видеть где и из-за чего они возникают. А это возможно только при глубоком и всестороннем финансовом анализе деятельности фирмы, для которого просто необходима автоматизированная учетная система, каковой и является программа «1С:Управление небольшой фирмой 8». Программа позволяет учитывать все затраты и расходы предприятия, а также анализировать данные о фактической себестоимости продукции и работ вплоть до конкретного заказа покупателя. 

Как помогла программа

После внедрения программы информацию о себестоимости и рентабельности оказанных услуг Андрей Валерьевич видит в отчете «Валовая прибыль» (реальные данные изменены): 

 valp.png 

Программа сама рассчитывает эти показатели на основе введенных типовых документов программы. Ни менеджерам, ни Андрею Валерьевичу не надо вводить каких-либо дополнительных данных или документов. 

Каждый месяц он типовыми документами программы заносит информацию о косвенных расходах (аренда, коммунальные услуги, выплата зарплаты, выплаты налогов, платежи в государственные и иные фонды и т.п.). В результате программа позволяет Андрею Валерьевичу: 
  • вести учет доходов и расходов вплоть до конкретного заказа покупателя;
  • вести учет накладных и коммерческих расходов в разрезе статей расходов, которые он сформировал для себя сам, исходя из условий своего бизнеса;
  • рассчитывать фактическую себестоимость продукции и работ;
  • видеть финансовые результаты в разрезе заказов покупателей и видов деятельности, с учетом всех расходов;
  • получать отчет о доходах и расходах в течение месяца для их оперативного анализа;
  • получать отчет о прибылях и убытках для получения сводных данных в общепринятой форме. 
На основе анализа полученной информации он теперь принимает обоснованные решения о необходимости и величине тех или иных затрат, выгодности тех или иных клиентов, поставщиков  и видов работ. 

Резюме

От проекта автоматизации на базе программы «1С:УНФ 8» можно получать прибыль также и за счет оптимизации управления затратами. 


Статья 6. Эффективность работы сотрудников и их мотивация

Проблема

Андрей Валерьевич (владелец дилерской фирмы по установке и монтажу окон), как и любой другой предприниматель,  очень заинтересован в эффективной работе сотрудников. Ему хочется знать, насколько загружены сотрудники, но как понять, а насколько эффективна их работа? На что сотрудники тратят свое рабочее время? 

Контролировать нахождение сотрудников на рабочих местах еще можно, но ежедневно контролировать работу каждого сотрудника Андрей Валерьевич был не в состоянии. Кроме того, мы все понимаем, что на более эффективную работу сотрудников надо мотивировать, и тут возникает вопрос – как реализовать это на практике? Как организовать оплату труда? Какими критериями при этом руководствоваться и как эти критерии применять? 

Методология решения

Андрею Валерьевичу необходимо создание системы материальной мотивации персонала, ведь мотивация – это один из способов повышения производительности труда. Мотивировать работника можно двумя методами – наказанием и поощрением (кнут и пряник). Лучше же объединить и кнут, и пряник. Т.е. как можно полнее учитывать и контролировать работу сотрудника, устанавливая оплату его труда в зависимости от результатов его работы. Для этого Андрею Валерьевичу лучше всего подошла, так  называемая, система мотивации по KPI (Key Performance Indicator – ключевой показатель производительности труда). Состав показателей должен определяться индивидуально для каждой должности или сотрудника. 

Например, для менеджера по продажам это могут быть показатели объема продаж, количество реализованных контактов, соблюдение сроков и т.д. Количество показателей для одного сотрудника обычно составляет от трех до семи, при этом каждому показателю можно ввести свой вес. 

Однако полноценную реализацию данной системы мотивации просто невозможно осуществить без автоматизированной учетной системы, поскольку для расчета показателей необходимо учесть и проанализировать большое количество информации. Программа «1С:Управление небольшой фирмой 8», которую Андрей Валерьевич приобрел и установил в компании, как раз и позволяет учитывать все аспекты работы сотрудников - количество и эффективность контактов, объем и прибыльность сделок, исполнительскую и трудовую дисциплину и т.д. 

И, что очень важно с точки зрения рассматриваемого нами вопроса получения прибыли от автоматизации, система позволяет внутренними средствами программы реализовать привязку оплаты труда к результатам работы сотрудника. 

Как помогла программа

После внедрения программы появилась возможность иметь полную информацию о работе сотрудника (его контакты, сделки, задания на работу и их выполнение, графики работы и т.п.), которая хранится в базе данных. 

Андрей Валерьевич теперь контролирует загруженность и работу сотрудников в «Календаре сотрудника». При необходимости, он их корректирует. 

В целом ряде отчетов он анализирует работу каждого сотрудника: 
  • по выполнению заказов покупателей;
  • по оплате заказов покупателей;
  • по продажам номенклатуры в количественном и суммовом выражении;
  • по событиям (контактам);
  • выполнению заданий на работу. 
И, самое интересное, он настроил программу на расчет зарплаты сотрудника в зависимости от ключевых показателей его деятельности. 

Программа сама рассчитывает эти показатели на основе информации базы данных; исходя из них, суммы начислений и удержаний им соответствующие и, как результат, сумму зарплаты сотрудника. 

Теперь Андрей Валерьевич аргументировано разговаривает с сотрудниками на тему оплаты их труда. На основе анализа получаемой информации он принимает обоснованные решения о загрузке и полезности тех или иных работников, выплате им вознаграждения. 

Как уже отмечалось в статье, посвященной теме общего информационного пространства, количество контактов с клиентами на каждого сотрудника-консультанта выросло примерно на 10%. Себестоимость обработки заказа консультантом снизилась, а сроки выполнения заказа сократились на 1-2 дня. Кроме того, возрос объем выполнения заказов. 

Резюме

От проекта автоматизации на основе программы «1С:УНФ 8» прибыль можно получить за счет увеличения эффективности работы сотрудников, применяя мотивационные схемы оплаты труда. 








Возврат к списку статей


Политика конфиденциальности;   Политика конфиденциальности приложения Вывоз Мусора;    Политика конфиденциальности приложения Управление перевозками   Информация представленная на сайте не является публичной офертой