rg-soft
Позвоните прямо сейчас! +7(495)989-22-16

Разработка первичного документооборота компании

Функционирование предприятия представляет собой движение финансовых, материальных и информационных потоков. Именно информационным потокам необходимо уделять особое внимание, чтобы обеспечить оптимальное функционирование компании. 

Информационный поток составляют первичные данные, которые в условиях конкретного предприятия обрабатываются на компьютере с помощью соответствующего программного обеспечения. С развитием компании увеличивается количество операций, которые необходимо учитывать, и руководителям предприятий приходится выбирать программный продукт, наиболее удовлетворяющий требованиям бизнеса. 

Автоматизация первичного документооборота позволяет оптимизировать и ускорить информационные потоки на предприятии. Документы, создаваемые в ходе функционирования компании, регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. При анализе информационного потока организации важно уделить внимание направлению основных бизнес-процессов и тому, какая информация должна быть доступна на выходе из конкретного бизнес-процесса для принятия соответствующих управленческих решений. 

Процесс создания автоматизированной системы можно разделить на несколько этапов: 
1.    изучение всех информационных потоков, циркулирующих на предприятии, и анализ полученных результатов; 
2.    разработка схемы информационных потоков, которая представляет собой бизнес-процессы на предприятии, а также взаимодействие различных служб и подразделений компании в процессе своей работы; 
3.    формирование набора необходимых документов на основании данной схемы, определение их характеристик и реквизитов; 
4.    оптимизация существующего документооборота, в частности анализ маршрутов движения документов, сокращение их числа, совершенствование  форм документов, их копий в бумажном виде. 

При автоматизации важно ориентироваться на итоговые показатели на выходе каждого бизнес-процесса, в частности важно понимать, какие отчеты необходимы руководителям для принятия решений. В соответствии с ними формируется структура учетных регистров и методика хранения в них первичной информации. Не стоит слишком детализировать процессы, так как в итоге станет невозможно работать с огромными объемами информацией. Да и конечные пользователи будут недовольны заполнением большого числа дополнительных полей и аналитик в документах, в результате чего могут вообще перестать пользоваться программным продуктом. Достаточно определить ключевые параметры, необходимые для анализа деятельности компании. 

Кроме постановки самой задачи по оптимизации документооборота необходимо уделять особое внимание безопасности компьютерной системы, в частности программы учета. Ведь данные, которые хранятся в системе, зачастую дороже самой системы. Обеспечение безопасности данных с одной стороны заключается в их физической целостности, а с другой — в защите от несанкционированного доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Для этих целей предусматривается резервное копирование данных, а также разграничение доступа пользователей к данным еще на этапе проектирования системы. 

Автоматизация первичного документооборота позволяет пользователям системы быть более мобильными, вводить первичные данные в момент совершения операции, например, через КПК, подключенные к Интернет или к локальной сети. Допустим, что в компании работают менеджеры, которые заключают договоры на территории клиента. С помощью средств связи они могут сразу же отправлять данные договоров в центральную систему. С этими данными сразу могут начинать работать другие участники бизнес-процесса. Время выполнения цепочки действий в данном случае значительно сокращается. 

В организациях обычно требуется утверждение договоров, счетов и прочих документов у вышестоящего руководства. Рядовым менеджерам приходится «вылавливать» директоров, начальников отделов, чтобы получить их подпись. В результате теряется много полезного времени сотрудников на согласование документов. В автоматизированных системах есть возможность настроить механизм утверждения документов с помощью электронных подписей. Например, сотрудник формирует в программе документ и отправляет его на подпись ответственным лицам. Ответственным лицам периодически приходят напоминания о необходимости согласовать определенный список документов. В такой системе утверждающий сотрудник может ознакомиться как с самим документом, поданным ему на утверждение, так и со всей историей работы с конкретным клиентом. Ответственным устанавливается электронная виза в виде фамилии или должности, причем автор документа видит изменение статуса своего документа  on-line. 

Важно, чтобы в системе фиксировались не только текущие события, но и планируемые события, такие как планируемое поступление и расходование денежных средств, планируемый объем продаж и объем закупок. Данная информация является основой для принятия правильных управленческих решений. 

С учетом вышесказанного, при автоматизации документооборота сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. 

Программные продукты, разработанные на платформе «1С: Предприятие», отличаются широкими возможностями. Они позволяют автоматизировать любое направление хозяйственной деятельности предприятий. Причем существует как минимум два варианта: 
В любом варианте есть свои «плюсы» и «минусы». Сотрудники нашей компании помогут в них разобраться и принять правильное решение. 

Политика конфиденциальности;   Политика конфиденциальности приложения Вывоз Мусора;    Политика конфиденциальности приложения Управление перевозками   Информация представленная на сайте не является публичной офертой