Тойота Материал Хендлинг РУС

Ситуация

Клиент нуждался в автоматизированной системе, которая мола бы упорядочить работу с входящими, исходящими и внутренними документами. На момент обследования реестры входящей и исходящей корреспонденции, договоров и дополнительных соглашений, приказов велись в MS Excel. По служебным запискам, кадровым документам реестры не велись. Все взаимодействия между сотрудниками по согласованию, исполнению и работе с документами осуществляются через электронную почту.

Существовали проблемы в цепочках согласования документов – отсутствие выстроенных маршрутов, привлечение к согласованию избыточного или недостаточного количества сотрудников.

Также была потребность в:

• повышенном контроле исполнения поручений;
• объединении бизнес-процессов по работе с документами центрального офиса в Москве и обособленного подразделения в Екатеринбурге.

Что мы сделали?

Для решения потребностей клиента была предложена типовая конфигурация 1С:Документооборот 8, которую мы доработали и учли особенности ведения делопроизводства в компании. При этом все действия сотрудников на уровне документооборота осуществляются в рамках одной электронной автоматизированной системы. Это значительно упрощает коммуникацию разрозненных офисов компании.

Какие задачи мы выполнили?

1. Упрощение работы с документами и бизнес-процессами путем настройки шаблонов документов и бизнес-процессов, определение состава необходимых для работы реквизитов, условий маршрутизации в бизнес-процессах.

2. Автоматизация процессов:

• учет входящих документов;
• обработка исходящего документа;
• закупка;
• продажа;
• обработка счета на оплату;
• обработка служебного задания;
• обработка служебной записки;
• обработка заявки на отгрузку;
• обработка заявки на добавление пользователя.

3. Разграничение прав доступа в рамках настроенного функционала.

4. Настройка обмена/выгрузки справочника «Контрагенты» из 1С: Документооборот в 1С: Балтика.

5. Настройка автоматического формирования отчетов и печатных форм.

6. Настройка мобильных клиентов.

7. Настройка ЭЦП.

8. Настройка бесшовной интеграции с 1С: Балтика, 1С: Зарплата и управление персоналом (ред.3.0) в рамках типового функционала: работа с документами задачами.

9. Обучение ключевых пользователей работе с новой системой, разработка инструкций в рамках настроенного функционала.

10. Объединение бизнес-процессов 1С: Документооборот КОРП и 1С: Балтика, 1С: Зарплата и управление персоналом (ред.3.0) путем настройки бесшовной интеграции между системами.