Клиент-инкогнито

Задача и результат работ

Клиент и задача

Федеральная компания, создающая овощную консервацию под собственными торговыми марками. Компания является безусловным лидером в категории томатная паста и лидером продаж в категории маринованные огурцы.

Результаты работы

В результате выполненного проекта внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП»:

60 цепочек согласования договоров сократилось до 1 шаблона комплексного бизнес-процесса с 5 вариантами согласования в зависимости от вида договора;
23 цепочки согласования рабочих материалов сократилось до 1 шаблона комплексного бизнес-процесса с 3 вариантами согласования;
Упростился процесс администрирования системы, поддержание в актуальном состоянии регулярно меняющихся бизнес-процессов;
Исполнители бизнес-процессов были заменены на роли, упрощен процесс администрирования бизнес-процессов при переводах и увольнениях сотрудников
Появилась возможность вести проектную деятельность с привязкой к документам и бизнес-процессам и контролировать ход проектов с помощью типовых отчетов;
Реализована бесшовная интеграция 1С: Документооборот КОРП – 1С: Бухгалтерия КОРП в рамках работы с договорами и дополнительными соглашения; Это позволило в рамках единого бизнес-процесса автоматически создавать договор в 1С:Бухгалтерия после согласования и загрузки скан-копии.

Подробное описание кейса

Краткое описание проекта

Существующая в компании система управления документами оптимизирована с помощью перехода с Share Point на 1С:Документооборот КОРП. Система управления документами 1С:Документооборот интегрирована с используемыми на предприятии 1С:Бухгалтерия КОРП и Navision.

Сроки выполнения проекта: ноябрь 2019 - декабрь 2019.

Рабочих мест: 50.

Цели и задачи

Основная цель проекта – сократить количество этапов и сроки обработки документов, оптимизировать систему организации документооборота, сделать ее более удобной и прозрачной.

Задачи:

Значительно расширить функциональные возможности системы документооборота;
Обеспечить возможность ведения проектов в текущей системе;
Проработать схему маршрутизации бизнес-процессов;
Обеспечить быструю и простую актуализацию текущих настроек системы;
Интегрировать систему управления документами с учетной системой 1C: Бухгалтерия и с почтовым клиентом MS Exchange.

Ситуация до старта проекта

На момент анализа ситуации, для работы с договорами, дополнительными соглашениями и рабочими материалами в компании использовались системы Share Point и Navision.

Система Share Point не позволяет настроить условия маршрутизации бизнес-процессов, в связи с чем, количество цепочек согласования постоянно росло. Для каждого подразделения создавались идентичные маршруты согласования, это усложняло работу пользователей.

Чтобы избежать ошибок человеческого фактора, для каждой цепочки согласования создавался отдельный вид документа. Одному виду документа соответствовала только одна цепочка согласования.

Цепочки согласования часто пересматривались внутри компании, в связи с этим поддержка и актуализация текущих настроек становилась все более затруднительной.

Итоги анализа ситуации по начала реализации проекта можно привести к совокупному краткому перечню следующих проблемных мест:

Ограниченный функционал текущей системы документооборота Share Point;
Отсутствие возможности ведения проектов в текущей системе;
Быстрый рост количества цепочек согласования и видов документов, в связи с отсутствием возможности использования условий в бизнес-процессах Share Point;
Сложность актуализации текущих настроек системы;
Отсутствие интеграций с учетной системой 1C: Бухгалтерия;
Отсутствие интеграций с почтовым клиентом MS Exchange.

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрена информационная система на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" на 50 пользователей, используется клиент-серверный вариант работы. Общее количество сотрудников компании составляет 100 человек.

Архитектура решения включает интеграцию программных продуктов «1С:Документоборот 8 КОРП» и «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП»

Решения

Функциональные ограничения, усложняющие работу пользователей и предложенные решения.

Текущая проблема	Решение в типовой версии 1С: Документооборот 8 КОРП
Создание карточек документов в системе
Пользователи заполняют реквизиты по принципу обязательности, т.к. до конца не понимают для чего реквизиты в карточке	Заполнять карточки документов стало проще, потому что все необходимые реквизиты обязательны к заполнению, а все неиспользуемые - скрыты
Одинаковый набор реквизитов во всех карточках документов	У каждого вида документа свой набор реквизитов, которые используются в работе
Маршрутизация бизнес-процессов
Нет условий в бизнес-процессах - очень много цепочек	Благодаря возможностям задавать условия маршрутизации было оптимизировано количество бизнес-процессов
Ручное изменение/продвижение документа по этапам	Автоматический переход по этапам комплексного бизнес-процесса
Излишние согласующие в цепочке согласования, не совсем корректные/удобные пользователям цепочки	Реализована оптимальная и отвечающая всем требованиям модель согласования
У инициатора нет возможности привлечь согласующих на нужный этап	Доступен функционал «подзадачи», разграничены права доступа
Неудобная форма учета замечаний согласования в карточке документа, неудобный процесс повторного согласования	Вкладка «Визы» в карточке, история согласования, циклы согласования
Нет понимания о срочности согласования у инициаторов	Визуальное отображение вариантов срочности бизнес-процесса в списке задач: низкая, обычная, высокая. Для удобства, не влияет на срок исполнения
Не понятны варианты/статусы согласования для согласующих лиц	Простой перечень из базовых трех вариантов: согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано
Запуск неверных цепочек согласования инициаторами	Автозапуск бизнес-процессов, ограничение прав доступа, привязка бизнес-процесса к видам документов
Зависание бизнес-процесса без возможности простой идентификации причины на этапах, например, на исправлении замечаний.	Удобный контроль и сохранение истории исполнения бизнес-процесса, подзадачи, вопросы по задачам
Учет документов
На этапе регистрации у юристов возникала необходимость изменить номер документа, и вся история терялась, т.к. большинство ориентировались на первоначальный номер документа	Регистрация не требуется – с помощью задачи Исполнения введено подтверждение, что оригинал сдан в архив
Регистрация договора происходит в свободном формате из-за отсутствия регламентации этого процесса	Настройка необходимого формата нумерации
Нет функционала/отчета по контролю возврата оригиналов документов от контрагента	Отчет «Список документов, не возвращенных от контрагента», журнал передачи
Разграничение прав доступа
Пользователям доступна возможность редактировать или удалять согласованные документы	Настройка прав доступа/доступности по состоянию документа
Ограничения на загрузку скан-копии оригинала у пользователей, кроме инициатора	Настройка прав доступа/доступности по состоянию документа
Делегирование и учет отсутствий
Нет корректно работающего и удобного функционала делегирования, разграничения по ролям	Учет отсутствий, делегирование прав, по ролям в том числе
Договорная работа
Нет отчета, позволяющего контролировать и видеть суммы дополнительных соглашений к одному договору	Отчет «Сопроводительные документы по договору»
Нет возможности выгрузить в MS Excel реестр договоров	Все отчеты выгружаются в форматах MS Word, Excel, pdf
Нет контроля окончания действия договора, нет реквизита варианта продления, напоминания инициатору о своевременном продлении договора	Реквизит «Вариант продления» в карточке; возможность настройки рассылки отчета на ответственных «Договоры с истекающим сроком действия»
Управление задачами и контроль
Нет возможности видеть историю выполненных задач	Выполненные задачи с фильтрацией по автору, исполнителю
Остаются незакрытые задачи за уволенным сотрудником, новый сотрудник не видит истории	Настройка прав доступа по ролям/рабочим группам, делегирование при увольнении
Нет функционала контроля задач отдела для руководителей	Подраздел «Задачи отдела», видимость всех задач отдела, отдельных сотрудников
Нет отчета по план-факту исполнения задач, длительности выполнения задач	Типовые отчеты по бизнес-процессам
Поиск документов в системе
Неудобный поиск документа, не всегда понятна фильтрация в списке документов	Настройка всех необходимых фильтров
Связи между документами
Нет удобного функционала по просмотру всех связанных документов	Вкладка «Связи» в карточке документа, отчет «Сопроводительные документы»
Нет возможности связать дополнительное соглашение с приложением	Настройка связей между документами

Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта состоит в одномоментном переходе большого количества пользователей на принципиально новую более функциональную систему управления документами с изменением логики создания, согласования и обработки документов.

Результаты проекта

В результате выполненного проекта внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП»:

60 цепочек согласования договоров сократилось до 1 шаблона комплексного бизнес-процесса с 5 вариантами согласования в зависимости от вида договора;
23 цепочки согласования рабочих материалов сократилось до 1 шаблона комплексного бизнес-процесса с 3 вариантами согласования;
Упростился процесс администрирования системы, поддержание в актуальном состоянии регулярно меняющихся бизнес-процессов;
Исполнители бизнес-процессов были заменены на роли, упрощен процесс администрирования бизнес-процессов при переводах и увольнениях сотрудников
Появилась возможность вести проектную деятельность с привязкой к документам и бизнес-процессам и контролировать ход проектов с помощью типовых отчетов;
Реализована бесшовная интеграция 1С: Документооборот КОРП – 1С: Бухгалтерия КОРП в рамках работы с договорами и дополнительными соглашения; Это позволило в рамках единого бизнес-процесса автоматически создавать договор в 1С:Бухгалтерия после согласования и загрузки скан-копии.