О компании: Компания «TradeZone Service-operator» работает на стыке транспортной логистики и сервисного обслуживания торгово-рекламного оборудования и материалов в магазинах различных сетей.
Проблема: На момент обследования, все файлы и сканы документов хранились на диске на сервере организации. Часть документов создавалась в системе 1С:Комплексная автоматизация посредством выгрузки и редактирования печатных форм. Согласование документов происходило по электронной почте. Отсутствовал контроль исполнительской дисциплины, а часть данных терялась.
Необходимо было упорядочить работу с документами, сократить время работы, посредством внедрения системы 1С:Документооборот. Также выявлена потребность в интеграции 1С:Документооборот 8 КОРП с информационной системой Заказчика 1С:Комплексная автоматизация.
Требуемый результат: после внедрения и настройки 1С:Документооборот и интеграции с существующей 1С:Комплексная автоматизация, последняя должна стать в основном, финансовым инструментом контроля компании, а 1С:Документооборот 8 КОРП – процессным.
Цель автоматизации:
Доработали карточку Документа. Ввели все необходимые реквизиты, которые необходимы для согласования сметы.
Реализовали в 1С:ДО всю схему предварительного согласования заказов.
Согласование смет. На основе согласования этих смет на каждом этапе исполнитель проводит проверку или одобрение и заводит новые необходимые документы.
Создание проекта. На основании согласованных смет, создается Проект в ДО, который включает в себя всю дальнейшую последовательность шагов в работе над заказом. Маршрутизация согласования имеет множество условий и разветвленную схему. От выбранного варианта определяются исполнители и последовательность этапов согласования
Проект подразумевает фиксированную рабочую группу и фиксированные сроки исполнения проектных работ. На основе информации, полученной из заказа, ответственные по этому проекту выполняют т по плану задачи по разным маршрутам. Каждый блок в проекте имеет свой отдельный маршрут с условиями согласования, которые зависят от суммы сметы, этапов реализации. Также мы реализовали возможность контроля на каждой точке Проекта. Поэтому на каждом этапе формируется внутренний документ. Он также хранится в до и к нему легко обращаться
После того, как проектные работы завершены, у сотрудников появляется кнопка "отправить в КА". При нажатии на эту кнопку согласованная смета из ДО переносится в 1С:КА. В КА Проект переносится уже в виде Заказа. Реквизиты заполняются автоматически. После этого работа с заказом продолжается на стороне 1С:КА. По согласованному заказу проводят реализацию и составляют необходимые счета и весь необходимый блок документов.
Доработки в КА.
На стороне 1С:Комплексная автоматизация доработано несколько нетиповых отчетов для удобства работы и контроля заказов, отгрузок, получения денежных средств
Пользователи могут автоматически формировать следующие виды отчетов:
Настройка внутренней почты в 1С:Документооборот для согласования сметы с контрагентом.