Сбор дебиторской задолженности из различных информационных систем в единую базу данных

Задача

Оперативно собирать дебиторскую задолженность из разных систем в одном месте.

Результат работы

• Клиент получил систему Excellence in Receivables Management (ERM), в которой может анализировать общую дебиторскую задолженность и выручку по всем своим системам.

• Обновление данных происходит в автоматическом режиме ежедневно.

• Организована возможность комментировать данные, проставлять статусы и оповещать о задержках оформления документов.

• Организована интеграция с PowerBI для удобной визуализации ключевых показателей

• Система передана в промышленную эксплуатацию и находится на сопровождении.

Подробное описание решения задачи

К нам обратилась компания с десятками юридических лиц и учетом в десятке систем с потребностью консолидации информации о дебиторской задолженности для получения общих показателей по компаниям, которые можно расшифровать до документа. Учет в компаниях ведется в таких системах, как Oracle MI, Oracle Smith, Lawson, «1C:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), CRM, Billing system и другие. На момент старта работ данные консолидировались только верхнеуровнево в системе Hyperion Finance Management (далее по тексту HFM), причем часть компаний не смогли организовать выгрузку в эту систему и данные были не полные. При анализе данных в HFM тяжело было идентифицировать источник проблемы и принимать управленческие решения.

По результатам обсуждения было решено сделать отдельную базу 1С на базе библиотеки стандартных подсистем (БСП), в которую будут подгружаться данные из других систем и приводиться к общему знаменателю. Были проанализированы доступные способы взаимодействия систем. Где было возможно, реализовали интеграции, где не было доступов к системам - реализовали алгоритмы обработки имеющихся выгрузок из систем таким образом, чтобы получить общие обороты с детализацией до ключевой аналитики (организация, счет, локация, клиент, валюта, документ).

Все интеграции/загрузки реализованы в автоматическом режиме. Если на каком-то этапе загрузки происходит ошибка, ответственным лицам в системе формируется задача с описанием и контекстом проблемы и отправляется уведомление на почту, что необходимо обратить внимание на загрузку и завершить ее вручную, исправив, например, проблему недостающих справочных данных.

По данным, загруженным в систему реализовано получение ключевых отчетов, таких как Collections, AR details, Collection Target Billed Details, DIR(контроль сроков документооборота с клиентами), DSO (количество дней задолженности).

Дополнительно реализована возможность комментирования данных, загруженных в систему, проставления статусов, отслеживания кредитных лимитов клиентов. Настроены удобные рабочие столы для работы специалистов.

С помощью данной системы консолидации на старте и в процессе эксплуатации было выявлено много ошибок в данных, которые в исходных системах оставались незамеченными. То есть она послужила еще и триггером корректности внесения информации в базы источники.

Для удобной визуализации итоговых показателей для менеджмента реализована интеграция с PowerBI. Используя внешние источники данных, необходимая для ключевых отчетов информация выгружается в отдельную базу на SQL и уже в ней формируются отчеты. Подключив эту отдельную базу к PowerBI можно строить графики и диаграммы для анализа информации.

Система насколько понравилась клиенту и пользователям, что со временем в нее добавили еще и данные по выручке, а также расчет показателей штрафов для клиентов по просрочкам платежей. При появлении новых систем у клиента организовывали интеграции и с ними.

Так же в процессе уже в эксплуатации клиенту предлагали перейти на американский аналог системы, но сравнив возможности систем, клиент предпочел остаться на нашем продукте, так как он покрывал больше потребностей и оказался более удобным.

Заключение

На данный момент клиент уходит от систем Oracle MI, Oracle Smith, Lawson в пользу 1С:ERP Управление предприятием 2 (1С:ERP), но не торопится отказываться от нашей системы. Мы организовали интеграцию с 1С:ERP и плавный переход от старых источников данных к новому, не испортив показатели годовой отчетности, так как система рассчитана на информацию из разнородных источников и использует систему адаптации разнородной структуры данных и аналитик к универсальному представлению.