Переход на кадровый электронный документооборот: инструменты 1С

Инструменты для автоматизации работы отдела кадров

Чтобы перевести в «цифру» трудоемкие задачи и автоматизировать кадровую рутину мы предлагаем использовать всего лишь одно готовое решение и подключить 2 сервиса:

• 1С: Зарплата и управление персоналом
• Интегрируемый Сервис для покупки билетов и бронирования Smartway
• 1С:Кабинет сотрудника

Что дают инструменты 1С ?

• Полный переход на электронный документооборот кадровых документов
• Уменьшение трудозатрат
• Организация командировок
• Ускорение процессов и экономия времени

1С:Зарплата и управление персоналом для КЭДО

Как показывает статистика, до 80% времени кадровиков занимает бумажная работа – создание документов, заверение, отправка, архивирование. Многие рутинные процессы с помощью внедрения автоматизированного ПО можно сократить или вовсе избежать. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет отказаться от 99% бумажных документов.

Например, оформление сотрудника в старом привычном формате с созданием бумажной документации занимало 2 часа. При использовании автоматизированных программ, например таких, как «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) эта задача займет меньше часа. Автоматизация значительно упрощает работу, а с введением электронного документооборота (ЭДО) можно полностью отказаться от бумажных кадровых документов. Принятый в прошлом году Закон 377-ФЗ разрешает нам хранить и подписывать документы только в цифровом виде без дублирования на физическом носителе. С помощью удобной навигации в 1С:ЗУП вы будете иметь доступ к нужному файлу по одному клику мышкой. Специалисты подсчитали, что автоматизированные платформы для КЭДО высвобождают около 75% рабочего времени, которое ранее затрачивалось на выполнение задач вручную.

Плюсы внедрения КЭДО

• Высвобождается 75% рабочего времени кадровиков, которое можно потратить на более сложные умственные задачи
• Можно отказаться полностью от бумажных документов 

Сервис Smartway и интеграция с 1С

Еще одна рутинная задача, которая ложится на плечи специалистов отдела кадров – это покупка билетов и бронирование гостиниц для командируемых сотрудников. Всё это может занимать значительное время: необходимо составить график перемещений, подобрать отель и билеты, при этом уложиться в бюджет. Ну и конечно, не забываем про создание сопроводительных документов. Все эти процессы также можно автоматизировать.

В 2018 году сервис для планирования и организации деловых поездок Smartway был интегрирован в программы 1С, что значительно облегчило работу кадровикам и бухгалтерам по учету командировок.

Практически каждый когда-нибудь использовал сервисы для покупки авиа-, ж/д-билетов и бронирования жилья. По аналогии работает и Smartway, а вся необходимая информация попадает в систему 1С. Вы можете выбрать даты и направления, сервис покажет предложения от десятков перевозчиков и поставщиков аренды жилья. Вам остается только выбрать подходящее предложение. Все это позволяет компании сэкономить в среднем от 15 до 50 процентов командировочного бюджета в зависимости от количества поездок. 

• Программные решения «1С:ЗУП» и «1С: ERP» позволяют автоматически создавать кадровые документы (например, приказ о командировке, служебное задание).
• После покупки на сервисе Smartway билеты автоматически загружаются в 1С для учета. Авансовый отчет заполняется в автоматическом режиме, а НДС попадает в книгу покупок. Операции по обмену и возврату так же автоматически попадают в 1С.
• Авансовый отчет можно заполнить и через личный кабинет на сайте Smartway, данные сразу же попадут в систему 1C, останется его только провести.
• При подключении к Smartway компании могут экономить 15-20% командировочного бюджета

1С:Кабинет сотрудника

Если сотрудники компании разбросаны по разрозненным офисам или часть специалистов работает удаленно, то подписание документов может затянуться на недели и месяцы. Документы могут теряться в пересылке, сотрудники забывать заходить в отдел кадров, когда приезжают в офис. Скорее всего вы знаете еще несколько наглядных случаев, когда процесс подписания затягивался надолго. Если отдел кадров работает в системе 1С:Зарплата и управление персоналом, то подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника решит проблему и позволит подписывать документы сотрудникам удаленно за одну минуту.

«1С:Кабинет сотрудника» - отличный помощник для перехода на КЭДО

Вам не придется перестраивать порядок учета документов или дополнительно обучать сотрудников. При подключении к сервису вы также продолжаете работать в 1С:ЗУП, а сервис встраивается в работу системы. Отправлять документы на подписание вы также будете из интерфейса привычной программы 1С. По кнопке «Передать» вы можете отправить:

• Приказ о приёме на работу
• Приказ об отпуске
• Приказ о переводе и др.

Получить и подписать документы сотрудники смогут в своем личном кабинете с любых устройств — компьютеров, ноутбуков или мобильных.

Подпись документов

Каждый документ, подписанный в 1С:Кабинет сотрудника, имеет юридическую силу. Для подписи предусмотрено использование двух видов электронные подписи:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) со стороны работодателя;
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) со стороны сотрудника.

Как получить электронную подпись

Работодатель получает УКЭП:

• в аккредитованном удостоверяющем центре или Федеральной налоговой службе.
• с помощью «1С:Подпись» и «1С-ЭТП»

УНЭП сотрудника появляется автоматически в Личном кабинете и хранится там же.