Категории представляют собой классификатор документов и файлов, которые могут быть схожи между собой по теме или типу, и структурированы под индивидуальные требования пользователя или группы пользователей.
Категории обеспечивают быстрый доступ к данным, формируются в общем реестре для удобства хранения и классификации данных.
Справочник «Категории» открывается из раздела Нормативно- справочная информация и доступен всем сотрудникам.
Справочник представляет собой структуру категорий и закладки с данными, а именно: внутренние, входящие и исходящие документы, файлы, проекты, проектные задачи, мероприятия.
При включении определенной категории система сразу будет показывать совпадение по категории по всем найденным данным:
Документ может содержать сразу несколько категорий, и при выделении данных категорий в списке – система их покажет:
Категорию документу можно присвоить «вручную», для этого необходимо перейти на закладку «Категории» и нажать команду «Подобрать»
Вернемся к Справочнику «Категории» и проверим:
Чтобы не забыть установить Категорию «вручную» и не тратить на установку категорий время коллег, можно установить правила категоризации, для этого перейдем в Правила категоризации в меню раздела Нормативно-справочная информация.
Для создания правила на командной панели списка правил предусмотрена кнопка Создать.
В карточке правила указать:
Правило обязательно нужно включить с помощью флажка Используется.
Далее необходимо добавить Условия, в правиле могут быть двух видов:
Ключевые слова и Выражение на встроенном языке.
Например, если необходимо применить категорию ко всем документам, в которых встречаются слова «Срочные», то в условии необходимо так и указать.
Проверим:
Веб-студия SeoLand: Создание и продвижение сайтов
